Select Page

Het staat hoog op het verlanglijstje van bedrijven, maar in de praktijk is het vaak een uitdaging. Strategische personeelsplanning is belangrijk, vooral als het gaat om uw huidige en toekomstige personeel. In een zakelijke omgeving die voortdurend in ontwikkeling is, moet u slim zijn over wie u inhuurt en hoe zij u kunnen helpen uw bedrijfsdoelen te bereiken.

Dit betekent dat u zorgvuldig moet nadenken over de (toekomstige) vaardigheden van uw personeel: de werknemers die u al aan boord heeft, degenen die verdere ontwikkeling nodig hebben en degenen die u nog moet inhuren omdat u ze in de nabije toekomst nodig zult hebben.

Een strategische personeelsplanning zorgt ervoor dat u het juiste aantal mensen, met de juiste vaardigheden, op de juiste plaats op het juiste moment hebt, zodat zij de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie kunnen realiseren.

In dit artikel gaan we dieper in op de voordelen van strategische personeelsplanning en beschrijven we het zes stappenplan dat wij inzetten om dit te implementeren in organisaties.

Voordelen van strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning levert de organisatie op korte (en zeker op lange) termijn veel voordelen op. Dat ‘beperkt’ zich niet tot financiële voordelen. Het levert ook een grote bijdrage aan de waarde die uw werknemers toekennen aan hun professionele ontwikkeling binnen uw organisatie. Een korte opsomming van de effecten die u kunt bereiken:

Kosten optimalisatie

Een nogal voor de hand liggend voordeel, maar toch belangrijk om mee te beginnen. Met strategische personeelsplanning kunt u onder andere:

  • Recruitment beter organiseren.
  • Uw personeelsverloop beter beheren.
  • De productiviteit verhogen. Wanneer u een duidelijk overzicht hebt van de vaardigheden die u momenteel beschikbaar heeft in uw organisatie, kunt u deze optimaliseren en de productiviteit verhogen.

Omgaan met demografische en personeelsveranderingen

Met strategische personeelsplanning kunt u zich voorbereiden op demografische en personeelswijzigingen. Denk bijvoorbeeld aan hoe het ouder wordende personeelsbestand een aantal serieuze uitdagingen voor HR met zich gaat meebrengen. Een belangrijke bubbel is het opvullen van de talenten- en vaardigheidskloof die wordt achtergelaten door werknemers die met leeftijdsontslag gaan.

Hetzelfde geldt voor het fenomeen van generatiediversiteit op de werkplek. Bedrijven hebben steeds vaker mensen in dienst van vier verschillende generaties, van Baby Boomers tot Generation Z, Het is geen verrassing dat elke generatie zijn eigen unieke vaardigheden, stijl, behoeften en doelen.

Een wervingsstrategie voor de lange termijn

Een goed gestructureerde wervingsstrategie voor de lange termijn vereist een bedrijfsbrede samenwerking; de verschillende afdelingen in het bedrijf moeten op elkaar worden afgestemd en hun individuele processen moeten worden gestroomlijnd.

Wanneer u een strategie ontwikkelt die voorziet in een back-up op het gebied van vaardigheden voor zoveel mogelijk functies in de organisatie wordt niet alleen uw werknemer, maar ook uw organisatie flexibeler, zodat wanneer iemand vertrekt, er ten minste één andere persoon in het bedrijf is met de vaardigheden om de leemte op te vullen.

Interne recruitment

Interne werving kost vaak minder tijd en kost minder geld. Bovendien moedigt het werknemers aan om er echt voor te gaan en het beste uit zichzelf te halen om promotie te maken.

Een ander voordeel van een actieve interne wervingsstrategie is de positieve impact op het behoud van uw medewerkers: mogelijkheden om te leren en te groeien zijn een van de drie belangrijkste factoren bij het behouden van talent. Een strategische personeelsplanning gaat net zo vaak over de ontwikkeling en bijscholing van uw huidige personeelsbestand als over het aannemen van nieuwe mensen.

1. Overweeg de langetermijndoelen van de organisatie

Zoals we aan het begin van dit artikel hebben gezegd, gaat strategische personeelsplanning over ervoor zorgen dat uw mensen de bedrijfsdoelen van de organisatie kunnen waarmaken.

Het is dus logisch om met die zakelijke doelen te beginnen, toch?

Waar gaat het bedrijf naartoe op korte en langere termijn? Wat wil het bereiken en wat heeft het nodig aan menselijk kapitaal om dit te bereiken?

Dit is ook de reden waarom het belangrijk is om alle belanghebbenden aan boord te krijgen voordat u begint met strategische personeelsplanning als u de bal echt aan het rollen wilt krijgen. U moet niet alleen inkopen van HR, maar ook van financiën, operations, lijnmanagers en de C-suite.

Talent- en organisatiestrategie Talentmanagementstrategie is een integraal onderdeel van strategische personeelsplanning. Door het af te stemmen op de algemene bedrijfsstrategie, kunnen organisaties zich onderscheiden van hun concurrenten in de strijd om talent.

Vergeet uw bedrijfscultuur niet in uw strategische personeelsplanning. De vaardigheden die u nodig hebt om de bedrijfsdoelstellingen van uw organisatie te bereiken, kunnen veranderen. Technologie zal een rol spelen in welke toekomstige vaardigheden je gaat inhuren. Net als de mensen en vaardigheden die u nodig hebt, is uw organisatiecultuur ook voortdurend in ontwikkeling. Denk bij het plannen van hoe je deze culturele ontwikkeling wilt sturen en welke kernwaarden je in de loop van de tijd wilt behouden.

2. Analyseer uw huidige personeelsbestand

Hoe ziet uw personeel er op dit moment uit? Welke mensen en vaardigheden heeft u al in uw organisatie? Strategische personeelsplanning begint bij uw huidige werknemers.

Talentanalyses, en meer in het bijzonder personeelsanalyses, kunnen hier zeer nuttig zijn. Het geeft u onder meer inzicht in de leeftijdsdemografie van uw personeel, het anciënniteitsprofiel, het soort contracten en hun evolutie.

Als het gaat om het analyseren van uw huidige personeelsbestand, zijn er met name twee belangrijke gebieden om te verkennen: de kwaliteit van het personeelsbestand en de kwantiteit van het personeelsbestand.

De kwaliteit van het personeel gaat over het beoordelen van uw werknemers op huidige prestaties en toekomstig potentieel. Wie zijn je toppers? Hebben ze een hoog of laag potentieel? Afhankelijk van het antwoord hebben ze verschillende (ontwikkeling) behoeften.

Talentanalyses kunnen hier ook nuttig zijn, omdat het u helpt te identificeren wat de belangrijkste factoren voor prestaties in uw organisatie zijn.

De hoeveelheid personeel gaat, zoals de beschrijving suggereert, over het beoordelen van de hoeveelheid personeel, inclusief nieuwe medewerkers, personeelsverloop en interne promoties.

3. Zoek toekomstige lacunes in vaardigheden

Nadat u uw huidige personeelsbestand inclusief hun vaardigheden en behoeften in kaart hebt gebracht, kunt u vooruitplannen. Tenminste in termen van potentiële vaardigheidstekorten.

Als u een analyse van de vaardigheidskloof uitvoert, weet u bijvoorbeeld wanneer mensen met pensioen gaan en kunt u al nadenken over het invullen van de gaten die ze achterlaten. Gaat u gig arbeiders gebruiken en overstappen naar een meer projectmatig soort werkgelegenheid? Of wilt u liever bestaande werknemers opleiden?

Of misschien een combinatie van beide?

Een andere factor om rekening mee te houden is de wereldwijde digitalisering en technologische ontwikkelingen. Hierdoor ontstaat een (digitale) vaardigheidskloof die moet worden opgevuld, iets dat door verschillende onderzoeken is bevestigd.

Automatisering en nieuwe banen Het personeelsbestand transformeert door automatisering, wat betekent dat de noodzaak voor bijscholing en alomtegenwoordigheid overal aanwezig zal zijn.

4. Bereid je voor op verschillende scenario’s

De toekomst is natuurlijk onvoorspelbaar. Maar dat betekent niet dat u zich niet kunt voorbereiden op verschillende (onverwachte) scenario’s. Bedenk eens een nieuw scenario, zoals een plotselinge, significante verandering in de financiële situatie van uw bedrijf of, op nog grotere schaal, een wereldwijde economische vertraging.

Meer in het algemeen zijn er de snelle technologische ontwikkelingen en automatisering die taken overnemen. Gaat u dan mensen ontslaan, of kunt u ze andere taken geven? Het is onwaarschijnlijk dat elke verdwenen baan betekent dat de persoon met die baan ontslagen wordt.

In plaats daarvan is het aan HR – en hun strategische personeelsplanning – om nu meteen te anticiperen en te komen met een combinatie van slijtage, pensioen, bijscholing en her bekwaamheid om grote ontslagen in de toekomst te voorkomen.

5. Aarzel niet om extern advies te vragen

Strategische personeelsplanning is geen gemakkelijke taak en zeker niet iets om lichtvaardig te nemen. Er zijn veel verschillende factoren waarmee u rekening moet houden als u een goede planning wilt maken.

Daarom moet u niet aarzelen om (externe) hulp te vragen. Huur een consultant in of iemand die gespecialiseerd is in strategische personeelsplanning om u te ondersteunen tijdens (een deel van) het proces. Ze kunnen u nuttig advies en tips geven om aan de slag te gaan en uw planning actueel te houden.

6. Bewaken en aanpassen

Nadat u uw strategische personeelsstrategie hebt gebouwd en bent begonnen deze te implementeren, is het werk niet klaar. We hebben het al eerder gezegd, de zakelijke omgeving van de 21e eeuw verandert voortdurend; de technologie, het personeel, de klanten, al deze elementen zijn in beweging. Dus om responsief personeel te hebben, moet u een personeelsplanning hebben die ook aanpasbaar is. En om erachter te komen wat er moet worden aangepast, moet u uw proces volgen – wat inderdaad betekent dat u analyses moet gebruiken. Vervolgens kunt u uw strategisch personeelsplan dienovereenkomstig wijzigen en altijd op de hoogte blijven van de bedrijfstransformatie.